Organização vs. gestão de informação
A febre das aplicações do tipo Evernote e OneNote tem algum sentido: é incrível o que estas aplicações conseguem fazer em termos de gestão de informação, agrupamento, reconhecimento de texto, pesquisa, categorização, enfim... pura magia.
No entanto, se por "organização" entendermos manter sob controlo os nossos compromissos e assuntos pendentes, orientar eficientemente o fluxo de trabalho, e monitorizar progresso relativamente a objetivos, estas aplicações endereçam muito debilmente a questão, ameaçando mesmo desviar a atenção do que é importante nesta matéria. O busílis não é gerir informação, é gerir ação!
Se usa uma destas aplicações e concluiu que se está a perder tanto ou mais do que antes, saiba que não é o único. O truque está em clarificar o significado de toda essa panóplia em termos de orientação à ação. Talvez ache útil usar como vetor de categorização as seguintes raízes, ou estados:
- INBOX: tenho que decidir algo sobre isto (coletor de inputs)
- FAZER: isto é o que quero fazer avançar (orientar a unidades tangíveis de atividade - done? not done?)
- INFORMAÇÃO ÚTIL: isto é o arquivo, potencialmente útil mas não requer ação por si (e quase não exige estrutura, porque aqui sim, as ditas apps são formidáveis)
Pode usar estas divisões como raiz, e/ou dentro de projetos ou áreas. Mas, "note" bem: sem isto, não há tags nem automatismos que o salvem...
Why a good note app does not mean better organization
The Evernote and OneNote type of app fever has some sense to it: it's amazing what these applications can do in terms of information management, clustering, text recognition, search, categorization, well ... pure magic.
However, if by "organization" we mean keeping our commitments and pending issues under control, efficiently guide the workflow, and monitor objectives' progress, these applications address the matter weakly, even threatening to divert the attention from what is really important on this matter. The crux of the matter is not managing information, is managing action!
If you use any of these applications and concluded that it you're getting lost as much or even more than before, rest assured you are not alone. The trick is in clarifying the meaning of all this range in terms of orientation to action. You may find useful to use as a categorization vector the following roots, or states:
- INBOX: I have to decide something about it (inputs collector)
- DO: this is what I want to move forward (push for tangible activity units - done? not done?)
- USEFUL INFORMATION: this is the archive, potentially useful but does not require your action (and requires almost no structure, so here, no doubt, these apps are amazing)
You may use these divisions as root, within your projects or areas. But keep in mind: without this, there are no tags or automated steps that can save you...
Eu pessoalmente uso o Onenote há mais de 5 anos. Querem que vos seja sincero? É fantástico quando usamos uma ferramenta destas com consciência e com um sistema funcional.
Para situações de lista de tarefas para um dia (e até para uma semana) não acredito que seja fiável. Eu para tal uso um caderno onde aponto trabalhos diários, e uma mlista do que gostaria de fazer nesse mês.
No Onenote tenho um sistema trimestral, anual e para 5 anos...Sim, leram bem. Para 5 ANOS!!! Se consegui concretizar muitos dos meus objectivos foi graças ao Onenote.
Para alem disso, adoro ter um bloco de notas no bolso. Quantos de vocês tem um papel e lapís à mão durante todo o dia???? E quantos de vocês tem sempre o telemóvel no bolso? E acreditem, quantas vezes nos lembramos de coisas que não devem esquecidas nos locais mais inoportunos???
Até na casa de banho podemos ter uma ideia genial que não queremos perder. Com o Onenote já o fiz inúmeras vezes.